Среднесписочная численность персонала: учет смены агентства
Среднесписочная численность персонала заказчика не включает линейную смену агентства «Персонал Ресурс»: при выводе от 30 человек на склад исполнители остаются в учете подрядчика. Заказчик учитывает только сотрудников с прямым трудовым договором по 1 базовому правилу основного места работы. Зафиксируйте разделение контуров в 3 графах карточки объекта до расчета отчетов.
Среднесписочная численность персонала - это среднее количество работников компании за выбранный календарный период. Показатель рассчитывают по ежедневным списочным данным сотрудников, для которых предприятие является основным местом работы по трудовому договору. Он необходим бизнесу для регламентированной статистической и налоговой отчетности. Также цифра подтверждает право на специальные налоговые режимы и помогает объективно оценивать кадровые процессы внутри собственного штата.
У руководителей складских комплексов и производственных цехов часто возникает практический вопрос: нужно ли вносить привлеченную смену в списочный состав заказчика? Присутствие рабочих на объекте создает иллюзию общего штата. Однако с точки зрения трудового законодательства смешение двух разных контуров недопустимо. Официальным работодателем линейных сотрудников остается агентство. Выход людей на смену не меняет списочные и средние показатели самого заказчика.
Трудовой договор линейного → работодатель (агентство или заказчик) → ежедневная списочная этого работодателя → среднее за период того же контура → явка заявки отдельно. При выводе подрядчиком на смену от 30 человек весь состав смены учитывается у прямого работодателя по трудовому договору.
Входят ли линейные с трудовым договором агентства в списочную численность заказчика?
Прямой ответ - нет, не входят. Ежедневный списочный состав организации охватывает исключительно тех граждан, с которыми у юридического лица заключен действующий трудовой договор. Когда комплектовщики, грузчики или операторы производственной линии трудоустроены в кадровом агентстве, заказчик услуги не выступает стороной их трудовых договоров. Оснований для включения таких исполнителей в табели списочного состава заказчика не возникает.
Физическое нахождение людей на территории складского терминала, цеха или стройки не порождает трудовых отношений с принимающей стороной. Заказчик организует допуск на объект, проводит вводный инструктаж по безопасности и контролирует объемы выполненных сменных операций. Однако юридический учет персонала ведут строго по сторонам трудового договора. Списочная численность отражает обязательства работодателя перед штатом, а не количество пропусков на контрольно-пропускном пункте за сутки.
Попытка внести привлеченных работников в свой списочный табель приводит к серьезным искажениям. Предприятие искусственно завышает базу для расчета средних показателей и искажает нормативы охраны труда. Кроме того, возникают риски претензий от контролирующих органов при сопоставлении табелей с формой ЕФС-1 и расчетом по страховым взносам. Модель привлечения внешних исполнителей подробно описана в материале что такое аутсорс линейного персонала.
Кого включать в среднесписочную численность работников, если смена уже на объекте?
Когда смена расставлена по участкам комплектовки или станкам, кадровик или начальник смены должен четко разделять категории персонала. Отвечая на практический вопрос, кого включать в среднесписочную численность работников, нормативные правила статистики дают однозначное указание. Статистические правила требуют учитывать только штатные единицы из ежедневного списочного состава предприятия по основному месту работы. Сюда включают сотрудников, фактически явившихся на работу. Также учитывают штатных работников, временно отсутствующих по уважительным причинам: в связи с ежегодным отпуском, больничным листом или выполнением государственных обязанностей.
Привлеченная смена агентства в расчет средней численности заказчика не попадает даже после полной 12-часовой смены. Данные сотрудники учитываются в среднесписочной численности кадрового агентства. Именно агентство начисляет им заработную плату, удерживает НДФЛ и перечисляет страховые взносы. Для заказчика отработанные привлеченной сменой часы служат лишь объемом оказанных услуг по договору между юридическими лицами.
Также из среднесписочной численности заказчика исключаются внешние совместители и лица на договорах гражданско-правового характера. Допустим, на складе одновременно трудятся 50 штатных кладовщиков, 10 внешних совместителей и 40 привлеченных комплектовщиков агентства. Поэтому база ежедневного учета заказчика для расчета среднего показателя формируется строго из 50 штатных сотрудников.
Отделите численность заказчика от численности агентства
Путаница между двумя контурами часто возникает из-за отсутствия четкого разграничения в операционных документах объекта. Чтобы исключить задвоение данных и не переносить чужие обязательства в свою отчетность, разделите персонал на два параллельных контура: внутренний штат заказчика и привлеченный персонал подрядчика. Ни один исполнитель на площадке не может одновременно фигурировать в списочных регистрах двух разных организаций.
Внутренний контур заказчика охватывает штатных специалистов с оформленными трудовыми книжками. Внешний контур агентства объединяет линейных рабочих, выведенных по заявке на смену. Подрядчик ведет собственный табель учета рабочего времени формы Т-12 или Т-13. Он рассчитывает среднюю численность своего персонала за месяц и квартал, а затем самостоятельно подает формы отчетности в Социальный фонд России и органы статистики.
| Категория персонала на объекте | Списочная численность заказчика | Среднесписочная численность заказчика | Списочный состав агентства | Явка на смене |
|---|---|---|---|---|
| Штатный сотрудник заказчика (основное место работы) | Вносится ежедневно в табель | Учитывается за отработанные и неотработанные дни | Отсутствует в учете подрядчика | Фиксируется по табелю заказчика |
| Линейный рабочий с трудовым договором в агентстве | Исключен из списочного учета | Исключен из расчета среднего | Вносится ежедневно у подрядчика | Фиксируется по суточной заявке объекта |
| Внешний совместитель компании-заказчика | Учитывается отдельно по графику | Исключен из базового расчета | Отсутствует в учете подрядчика | Фиксируется по графику совместительства |
| Исполнитель по гражданско-правовому договору (ГПД) | Исключен из списочной базы | Исключен из расчета среднего | Отсутствует в учете подрядчика | Фиксируется по акту сдачи-приемки работ |
Сравнительная таблица наглядно показывает границу ответственности: смена агентства отображается у заказчика только в графе фактической явки на смену. Никакие другие кадровые графы предприятия выведенными рабочими не заполняются.
1. Определите работодателя по трудовому договору до строки учёта
Чтобы исключить методические ошибки при формировании кадровой и статистической документации, внедрите пошаговый регламент разграничения персонала на каждом объекте. Алгоритм состоит из 7 обязательных действий:
- Найдите юрлицо, с которым у линейного исполнителя на объекте заключен официальный трудовой договор.
- Когда стороной трудового договора выступает кадровое агентство, исключите этого сотрудника из списочного состава заказчика.
- Среднее число сотрудников за месяц или квартал рассчитывайте только на основе собственной ежедневной списочной базы, исключая привлеченных исполнителей.
- Ведите учет привлеченной смены отдельным операционным контуром, понимая, что те же граждане уже включены в списочную и среднесписочную численность подрядчика.
- Явочную цифру заявки фиксируйте отдельной графой: сколько человек вышло на посты склада или цеха для закрытия планового объема операций.
- Внешних совместителей и физических лиц на прямых договорах ГПД в списочную численность заказчика также не добавляйте.
- Перед расчетом производственных показателей подразделения убедитесь, что числитель и знаменатель аналитических коэффициентов относятся к одному и тому же юридическому лицу.
Соблюдение этого протокола занимает минимум времени у начальника смены или табельщика, но гарантирует полную прозрачность учета. Первичным документом для разграничения всегда выступает подписанный трудовой договор, а не служебная записка о выводе людей на пост.
Отделите ежедневный списочный состав от цифры в заявке на смену
Списочный состав и суточная явка решают принципиально разные управленческие задачи. Списочная численность показывает юридический состав штата на конкретную дату, включая выходные и праздничные дни. Цифра в суточной заявке отражает текущую потребность участка в рабочих руках. Она показывает, сколько комплектовщиков должно выйти к воротам отгрузки к 08:00 утра, чтобы машины ушли по графику без задержек.
Потребность участка в 40 человек для закрытия смены не трансформируется в 40 штатных единиц заказчика. Заявка представляет собой операционный заказ на услугу. Ее формируют исходя из нормативов времени и планового грузооборота. Методика расчета потребности в сменном персонале детально разобрана в статье про явочную цифру смены, где показано, как объем работ переводится в число постов без раздувания штатного расписания компании.
| Показатель учета | Чей контур | Источник первичных данных | Что не подменяет собой |
|---|---|---|---|
| Ежедневный списочный состав | Контур заказчика | Трудовые договоры и кадровые приказы заказчика | Отличается от фактического числа людей на смене |
| Среднесписочная численность работников | Контур заказчика | Сумма ежедневных списочных значений, деленная на календарные дни | Суточную потребность в рабочих руках не заменяет |
| Явка смены по заявке | Операционный контур объекта | Суточный табель выходов и согласованная заявка на смену | Списочный состав юридического лица не увеличивает |
Разделение этих трех понятий защищает предприятие от управленческой путаницы: директор логистического комплекса оперирует явочными единицами для выполнения плана смены, а финансовый и кадровый департаменты рассчитывают средние показатели на базе собственных трудовых договоров.
Сверьте, кого из стоящих на объекте в списочный состав заказчика не берут
Чтобы избежать ошибок при заполнении статистических форм, проверьте состав людей на площадке по списку исключений. Законодательство прямо определяет перечень категорий, которые не подлежат включению в списочный состав предприятия, даже если они ежедневно находятся на территории компании.
Во-первых, не берут работников, привлеченных через кадровые агентства. Правовой статус этих людей подтверждает трудовой договор с агентством, о чем подробно рассказано в материале про статус наемного работника. Агентство несет все обязательства работодателя, выплачивает заработную плату и отчитывается перед фондами.
Во-вторых, в списочный состав заказчика не включают внешних совместителей. Их основное место работы зарегистрировано в другой организации, где они уже учтены в базовой списочной численности. Заказчик ведет по совместителям отдельный учет отработанных часов.
В-третьих, исключаются физические лица, выполняющие разовые поручения по гражданско-правовым договорам подряда или возмездного оказания услуг. У таких исполнителей отсутствуют трудовые отношения с предприятием. Они не подчиняются правилам внутреннего распорядка и получают оплату по факту подписания двустороннего акта.
Список заказчика формируют только собственные работники по трудовому договору. Сюда входят фактически вышедшие на смену сотрудники, а также находящиеся на больничном, в отпуске или командировке, если за ними сохраняется рабочее место.
Проверьте границу учёта перед показателями смены
Перед расчетом любых аналитических коэффициентов эффективности смены проверьте соблюдение учетной границы между штатом и привлеченными силами. Распространенная ошибка аналитиков - подстановка среднесписочной численности заказчика в знаменатель формулы текучести при оценке стабильности смены подрядчика.
Если на складском терминале увольняются или меняются комплектовщики агентства, этот процесс не затрагивает показатели кадрового движения заказчика. Число уходов привлеченных исполнителей сопоставляется со среднесписочной численностью самого агентства. Расчет доли уходов и нормативы стабильности смены подробно описаны в статье про долю уходов линейной смены. Использовать в одной формуле числитель агентства и знаменатель заказчика методически неверно.
Перед утверждением отчетов проверьте четыре контрольных параметра:
1. Доля привлеченных линейных работников, ошибочно внесенных в списочный табель заказчика, строго равна 0%.
2. Среднесписочная численность персонала заказчика рассчитана исключительно по собственным штатным единицам за каждый календарный день периода.
3. Явка привлеченной смены подтверждена первичным суточным табелем выходов и актом сдачи-приемки услуг, без отметок в форме Т-12 заказчика.
4. При расчете внутренней производительности труда фонд рабочего времени штатных сотрудников и фонд часов привлеченных исполнителей анализируются раздельно.
Запишите правило включения в карточку объекта
Чтобы закрепить установленный порядок на уровне повседневных операций, внесите регламент учета в карточку конкретного объекта. Этот документ используют начальники смен, диспетчеры и сотрудники отдела кадров, ведущие учет выработки.
В карточке объекта формируются 3 обязательные учетные графы. Первая графа - штатная списочная численность заказчика (собственные сотрудники с основным местом работы). Вторая графа - численность смены агентства (привлеченные исполнители с договором в агентстве). Третья графа - фактическая явка смены на посты. Средние показатели компании для официальных отчетов аккумулируются исключительно из первой графы.
Такой подход защищает руководство от управленческих накладок при проверках и обеспечивает точный финансовый контроль себестоимости складских и производственных операций.
«Персонал Ресурс» с 2020 года решает задачи предоставления линейного персонала для складов и производств. Сотрудники официально трудоустроены в агентстве по ТК РФ, а кадровое делопроизводство и охрана труда сопровождаются агентством. Чтобы согласовать параметры смены и вывод персонала, перейдите в раздел услуги предоставления линейного персонала или свяжитесь со специалистами через контакты компании.
Входят ли сотрудники кадрового агентства в списочную численность заказчика?
Ответ отрицательный: сотрудники агентства в списочную численность заказчика не входят. Списочный состав охватывает только работников с прямым трудовым договором по основному месту работы. Линейные сотрудники агентства состоят в трудовых отношениях с агентством, поэтому в кадровый список заказчика они не заносятся.
Кого из присутствующих на объекте включают в среднесписочную численность заказчика?
Включают только штатных работников заказчика с трудовыми договорами по основному месту работы. Учитывают фактически явившихся сотрудников, а также находящихся на больничном или в очередном отпуске. Персонал агентства, внешние совместители и исполнители по ГПД в среднесписочную численность заказчика не входят.
Включаются ли внешние совместители и исполнители по ГПД в расчет среднего числа сотрудников?
Внешние совместители и лица на договорах гражданско-правового характера в базовую среднесписочную численность работников не включаются. Они учитываются обособленно по специальным строкам статистической отчетности пропорционально отработанным часам или условиям договора.
Как явка в заявке на смену соотносится со списочным составом предприятия?
Явка в заявке представляет собой операционное число людей на рабочих постах для выполнения суточного плана работ. Она фиксируется в сменном табеле объекта и не меняет списочный состав юридического лица заказчика.
Как рассчитывать показатели оттока, если на объекте работают люди агентства?
Показатели движения и оттока рассчитываются строго раздельно. Для штата заказчика берется среднесписочная численность заказчика. Для привлеченных линейных рабочих учет ведет кадровое агентство по собственным списочным данным.
Дополнительную информацию об условиях работы и принципах взаимодействия с клиентами можно узнать в разделе о компании Персонал Ресурс.